Exponatverwaltung

Exponatica ist ein Framework, das die Grundlage für unsere Exponatverwaltung darstellt und sich Ihrem Workflow entsprechend anpassen kann.

Das Exponat

Das Exponat wird mit all seinen Eigenschaften und Attributen erfasst. Bei Gemälden wären das z.B. Maler, Epoche, Alter, Maltechnik, Bildgröße, Rahmung, Zustand, Wert oder irgendein anderes Merkmal, das man für wichtig erachtet. Handelt es sich bei den Exponaten – wie bei unserem konkreten Kunden - um Oldtimer, dann wären Hersteller, Baujahr, Leistung, Anzahl der Vorbesitzer, Farbe, Zustand, Maße, Gewicht oder beliebige andere Attribute zur Kennzeichnung wichtig.

Verleih von Exponaten für Veranstaltungen / Ausstellungen
Ein Exponat kann als verleihbar gekennzeichnet werden. Angenommen Sie verwalten eine umfangreiche Sammlung und es sollen Teile davon an eine Ausstellung verliehen werden. In diesem Fall legen wir eine neue Veranstaltung mit Namen und Zeitraum an. Zudem muss ein gewisser Vorlauf eingeplant werden. Das ist die Zeit, die für die sachgemäße Verpackung, Versand und Platzierung der Exponate am Zielort eingeplant wird. Analog muss auch eine Nachlaufzeit geplant werden.

Leihvertrag
Der Leihvertrag legt alle Bedingungen fest, die der Veranstalter zu erfüllen hat. Des Weiteren die Kosten je Exponat, Selbstbeteiligung im Schadensfall, Security etc. Alle Daten hieraus werden automatisch für den Kunden transparent in die Schlussabrechnung übernommen.

Versicherungen
Ein Exponat wird für die gesamte Zeit einer Veranstaltung inkl. Vor- und Nachlauf versichert. Der „Papierkrieg“ mit der Versicherung wird zum Großteil von der Applikation übernommen.

Schäden
Es kann passieren, dass ein Exponat beschädigt von einer Veranstaltung zurückkommt. „Exponatica“ verwaltet die Beschädigungen und die durchgeführten Reparaturmaßnahmen. So können Beschreibungen des Schadens mit entsprechenden Bildern und Dokumenten hinterlegt werden.

Kosten
Für jede Veranstaltung fallen Kosten an. Das sind neben den bereits erwähnten Versicherungen z.B. Kosten für Transport und Handling oder beliebige andere Kostenarten, die später auf einer Rechnung erscheinen sollen (oder auch nicht).

Termine
Es gibt Exponate, bei denen in zeitlich definierten Abständen bestimmte Routinen ausgelöst werden müssen. Bei „unseren“ Oldtimern sind das u.a. TÜV-Termine und Inspektionen.

Dokumentenverwaltung
Jedem Exponat können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. Das können Fotos, Textdokumente, Zertifikate oder diverse andere Dateien sein.

Lebenslauf / Inventur
Im Laufe der Zeit entsteht somit für jedes Exponat ein Lebenslauf, anhand dessen man auch die diversen Ausleihen, Vermietungen, Schäden und Wartungsmaßnahmen ersehen kann. Sie können jederzeit ersehen, wo sich ein Exponat gerade befindet: in Ihrer Sammlung (inkl. detailliertem Lagerort), auf dem Weg zur Veranstaltung, in der Ausstellung, in der Wartung usw.

„Exponatica“ ist eine Software, die wir für jeden Kunden maßschneidern. So stellen wir sicher, dass die Lösung exakt Ihre individuellen Wünsche abbildet - selbst wenn Ihre Anforderungen noch so „exotisch“ sein sollten.