Einsatzplanung, -dokumentation und -abrechnung

Die AV-Datenbank wird von der Mercedes-Benz AG eingesetzt, um Unterstützungs- und Wartungseinsätze in Bezug auf die Fahrzeuge der Mercedes-Benz AG zu planen und zu verwalten. Solche Einsätze können beispielsweise Schulungen von Werkstattmitarbeitern sein, Unterstützung einzelner Werkstätten bei konkreten Problemen mit einem Fahrzeug oder auch Pressetermine zur Vorführung neuer oder spezieller Fahrzeugtypen. Die Einsätze werden weltweit durchgeführt.

Nach einer Anfrage wird eine Auftragsvereinbarung erstellt, in der die zu erwartenden Kosten auf Basis von Planwerten ermittelt werden. Bei der Planung können die Reiseziele und die für den Einsatz vorgesehenen Mitarbeiter festgelegt werden. Auch eine Aufteilung der Kosten auf verschiedene Kostenträger ist möglich.

Auf Basis einer Anfrage wird ein Service Agreement erstellt, das an einen Dienst zur Abwicklung des Unterschriftsworkflows übergeben wird. Dieser Dienst wird von der IT des Daimler-Konzerns zur Verfügung gestellt und von der AV-Datenbank per Web API angesprochen. Mit Hilfe des Dienstes werden sowohl die Unterschriften der zuständigen Mercedes-Benz-Mitarbeiter wie auch die des Kunden elektronisch eingeholt. Das Dokument kann auch abgelehnt werden.

Liegen alle Unterschriften vor, kann der Einsatz durchgeführt werden.

Wurde der Einsatz durchgeführt und die Reisekostenabrechnung genehmigt, können die tatsächlich angefallenen Kosten aus dem eTS-Reisekostenabrechnungssystem des Daimler-Konzerns vollautomatisch importiert werden. Sie können aber auch manuell eingegeben werden.

Liegen die importierten Reisekosten vor, wird die Auftragsvereinbarung durch die Fachabteilung zur Verrechnung freigegeben. Nach der Freigabe führt das Controlling die Abrechnung durch und übergibt die Daten mit Hilfe der Schnittstelle 0070 an das NACOS-Abrechnungssystem. Das Abrechnungssystem liefert Daten wie die Rechnungsnummer an die AV-Datenbank zurück.

Sollte es notwendig sein, lässt sich zu einer Abrechnung eine Gutschrift erstellen. Dazu sind die vom Abrechnungssystem zurückgelieferten Daten notwendig. Auch die Gutschriften werden über die Schnittstelle 0070 an das NACOS-Abrechnungssystem übergeben. Die AV-Datenbank ist mandantenfähig, so dass sie von verschiedenen Abteilungen verwendet werden kann. Stammdaten wie z.B. die Kostenträger können von mehreren Mandaten verwendet werden; dabei ist stets eine Abteilung federführend und für die Daten verantwortlich.

Die AV-Datenbank verwendet den Microsoft SQL-Server zur Datenhaltung. Sie arbeitet mit der Digital Signature Suite für den Unterschriftsworkflow, mit eTS für die Reisekostenabrechnung und mit NACOS für die Abrechnung der Einsätze zusammen.

Die AV-Datenbank und die LV-Datenbank verwenden – getrennt durch die Mandanten – einige Stammdaten wie die Kostenträger gemeinsam. Auch die Ansteuerung des Unterschriftsworkflows und der Export der Abrechnungsdaten über die Schnittstelle 0070 an das NACOS-Abrechnungssystem werden von einem gemeinsam genutzten Modul durchgeführt.

Die LV-Datenbank wird von der Mercedes-Benz AG eingesetzt, um Schulungen und Trainings zu planen und zu verwalten. Diese Schulungen und Trainings können sowohl vor Ort beim Kunden wie auch im Mercedes-Benz Global Training Center abgehalten werden.

Nach einer Anfrage wird eine Leistungsvereinbarung erstellt, in der die zu erwartenden Kosten auf Basis von Planwerten eingetragen werden. Die Planwerte werden mit einem separaten Werkzeug berechnet. Eine Leistungsvereinbarung kann mehrere Positionen enthalten, die wiederum verschiedenen Teams zugeordnet sein können.
Neben den Kosten werden auch die Zahlungsmodalitäten festgelegt, aus denen für die einzelnen Positionen die Abrechnungszeiträume bestimmt werden.

Auf Basis einer solchen Leistungsvereinbarung wird ein Service Agreement erstellt, das an einen Dienst zur Abwicklung des Unterschriftsworkflows übergeben wird. Dieser Dienst wird von der IT des Daimler-Konzerns zur Verfügung gestellt und von der LV-Datenbank per Web API angesprochen. Mit Hilfe des Dienstes werden sowohl die Unterschriften der zuständigen Mercedes-Benz-Mitarbeiter wie auch die des Kunden elektronisch eingeholt. Das Dokument kann auch abgelehnt werden.

Liegen alle Unterschriften vor, kann die Schulung oder das Training durchgeführt werden.

Zum Ende der jeweiligen Abrechnungszeiträume werden automatisiert Abrechnungsdatensätze erstellt und mit Hilfe der Schnittstelle 0070 an das NACOS-Abrechnungssystem übergeben. Das Abrechnungssystem liefert Daten wie die Rechnungsnummer an die LV-Datenbank zurück.

Sollte es notwendig sein, lässt sich zu einer Abrechnung eine Gutschrift erstellen. Dazu sind die vom Abrechnungssystem zurückgelieferten Daten notwendig. Auch die Gutschriften werden über die Schnittstelle 0070 an das NACOS-Abrechnungssystem übergeben.

Die LV-Datenbank ist mandantenfähig, so dass sie von verschiedenen Abteilungen verwendet werden kann. Stammdaten wie z.B. die Kostenträger können von mehreren Mandanten verwendet werden; dabei ist stets eine Abteilung federführend und für die Daten verantwortlich. Die LV-Datenbank verwendet den Microsoft SQL-Server zur Datenhaltung. Sie arbeitet mit der Digital Signature Suite für den Unterschriftsworkflow und mit NACOS für die Abrechnung der Einsätze zusammen.

Die AV-Datenbank und die LV-Datenbank verwenden – getrennt durch die Mandanten – einige Stammdaten wie die Kostenträger gemeinsam. Auch die Ansteuerung des Unterschriftsworkflows und der Export der Abrechnungsdaten über die Schnittstelle 0070 an das NACOS-Abrechnungssystem werden von einem gemeinsam genutzten Modul durchgeführt.